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Hinweise zur Datenbank Unterhalt

Was ist ULLA?

Sie möchten sich über unsere Datenbank Unterhalt informieren?

ULLA steht für „Unterhalt leicht und locker angewandt“ und wurde für die praktische Arbeit in Unterhaltsstellen entwickelt.

Die Grundidee ist einfach:

Daten einmal erfassen – und anschließend für die gesamte weitere Bearbeitung nutzen.

Statt Namen, Anschriften, Aktenzeichen, Forderungsdaten und andere Angaben immer wieder neu in Schreiben, Formulare oder Listen einzutragen, verwendet ULLA die einmal erfassten Daten für die weitere Bearbeitung.

Das spart Zeit – Zeit, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für die eigentliche fachliche Arbeit zur Verfügung steht.

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Was ist die Aufgabe einer Unterhaltsstelle?

Eine wesentliche Aufgabe einer Unterhaltsstelle besteht darin, möglicherweise bestehende Unterhaltsansprüche zu sichern.

Die Rechtswahrung allein reicht jedoch nicht aus.

Ein geltend gemachter Anspruch muss anschließend weiterverfolgt werden. Auskünfte müssen eingeholt, Unterlagen geprüft, Unterhaltsansprüche berechnet, Forderungen festgestellt, gegebenenfalls tituliert und schließlich auch eingezogen werden.

Gerade bei knappen Personalressourcen besteht die Gefahr, dass sich Akten ansammeln, schwierige Fälle zurückgestellt werden oder Vorgänge, bei denen Unterhaltspflichtige nicht reagieren, immer wieder neue Bearbeitungszeit beanspruchen.

ULLA unterstützt die Sachbearbeitung dabei, diese Arbeitsabläufe strukturiert und effizient zu organisieren.

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Was kann ULLA?

ULLA ist kein Unterhaltsberechnungsprogramm.

Für die eigentliche Unterhaltsberechnung stehen spezialisierte Berechnungsprogramme zur Verfügung.

ULLA setzt an einer anderen Stelle an:

ULLA unterstützt die Arbeit vor, während und nach der Unterhaltsberechnung.

Denn ein erheblicher Teil der täglichen Arbeit besteht zunächst darin, überhaupt die Voraussetzungen für eine Berechnung zu schaffen und das Ergebnis anschließend konsequent weiterzuverfolgen.

Dazu gehören beispielsweise:

• erforderliche Auskünfte und Unterlagen anfordern,
• auf fehlende Reaktionen reagieren,
• Bearbeitungsschritte dokumentieren,
• festgestellte Ansprüche weiterverfolgen,
• über nicht bestehende Ansprüche informieren,
• vorhandene Unterhaltstitel berücksichtigen,
• übergegangene Ansprüche sichern,
• Forderungen überwachen und
• den erforderlichen Schriftverkehr erstellen.

ULLA unterstützt diese Arbeitsabläufe auf der Grundlage der bereits erfassten Falldaten.

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Einmal erfassen – mehrfach verwenden

Stellen Sie sich vor, Sie öffnen einen Unterhaltsfall und die für diesen Bearbeitungsstand benötigten Schreiben stehen Ihnen unmittelbar zur Verfügung.

Die bereits vorhandenen Daten müssen nicht erneut in eine Formularvorlage übertragen werden.

Genau hier setzt ULLA an.

Die einmal gespeicherten Informationen können für unterschiedliche Bearbeitungsschritte und Schreiben wiederverwendet werden.

Das reduziert wiederkehrende Erfassungsarbeiten und ermöglicht eine stärker auf die fachliche Entscheidung ausgerichtete Sachbearbeitung.

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Leistungsaufstellungen

Mit der Erweiterung Leistungsaufstellungen können Forderungen unter Berücksichtigung der erbrachten Leistungen ermittelt, gespeichert und ausgegeben werden.

Damit stehen die für die weitere Forderungsverfolgung erforderlichen Informationen unmittelbar im jeweiligen Fall zur Verfügung.

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Integrierte elektronische Akte

ULLA ermöglicht es, interne und externe Dokumente unmittelbar dem jeweiligen Fall zuzuordnen.

Auch eingehende Dokumente können zum Datensatz gespeichert und später am Bildschirm wieder aufgerufen werden.

Damit steht für die Unterhaltsbearbeitung eine integrierte Möglichkeit zur elektronischen Aktenführung zur Verfügung, ohne dass hierfür zwingend eine zusätzliche e-Akten-Software benötigt wird.

ULLA verbindet damit Falldaten, Schriftverkehr, Dokumentation und elektronische Akte innerhalb der laufenden Sachbearbeitung.

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Schriftverkehr

Ein wesentlicher Bestandteil von ULLA ist die Unterstützung des Schriftverkehrs.

Die Anwendung verwendet die bereits vorhandenen Falldaten und stellt sie für die jeweils benötigten Schreiben zur Verfügung.

Der Anwender muss deshalb wiederkehrende Angaben nicht für jedes Schreiben erneut erfassen.

Dadurch bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: die fachliche Prüfung und konsequente Verfolgung der Unterhaltsansprüche.

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Auswertungsmöglichkeiten

Die strukturiert gespeicherten Daten können für umfangreiche Auswertungen genutzt werden.

Damit unterstützt ULLA nicht nur die Bearbeitung des einzelnen Falles, sondern ermöglicht auch einen Überblick über vorhandene Bestände, Forderungen und Bearbeitungsstände.

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ULLA kennenlernen

Weitere Einblicke in die Anwendung erhalten Sie hier:

• Der Begrüßungsbildschirm
• Erfassungsmasken
• Schnittstellen
• Schriftverkehr
• Formulargestaltung und e-Akte
• Auswertungsmöglichkeiten

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Systemvoraussetzungen

Betriebssystem: Windows 10 oder Windows 11
Microsoft Access: Access Runtime 365 – 32-Bit-Version
PDF: PDF-Reader

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Speicherort von ULLA

ULLA besteht technisch aus

• dem Frontend als Anwendungsoberfläche und
• dem Backend als Datenspeicher.

Frontend und Backend sollten auf einem lokalen Laufwerk des Systems liegen, auf dem ULLA tatsächlich ausgeführt wird.

Frontend und Backend werden in getrennten Ordnern abgelegt.

Für beide Verzeichnisse benötigen die Anwender Lese- und Schreibrechte.

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Warum wird die lokale Ablage empfohlen?

ULLA ist eine Microsoft-Access-Anwendung. Während der Bearbeitung erfolgen zahlreiche Zugriffe zwischen Frontend und Backend.

Im praktischen Betrieb hat sich gezeigt, dass die Ablage der ULLA-Dateien auf Server- oder Netzlaufwerken – abhängig von der jeweiligen technischen Infrastruktur – zu deutlich längeren Reaktionszeiten führen kann.

Einfluss darauf können insbesondere haben:

• Netzwerkgeschwindigkeit und Netzwerklatenz,
• Serverauslastung,
• Geschwindigkeit der verwendeten Laufwerke,
• Virenscanner und Sicherheitssoftware sowie
• zusätzliche Netzwerk- und Zugriffsprüfungen.

Aus diesem Grund wird empfohlen, Frontend und Backend auf einem lokalen Laufwerk des ausführenden Systems abzulegen.

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PDF-Ordner

Der von ULLA für die elektronische Aktenführung verwendete PDF-Ordner muss sich innerhalb des Backend-Ordners befinden.

Die grundsätzliche Struktur lautet:

Frontend

Backend

• Backend-Datei
• PDF-Ordner

Da ULLA die erzeugten PDF-Dokumente dort speichert, müssen auch für diesen Bereich die erforderlichen Lese- und Schreibrechte bestehen.

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Betrieb auf einem Terminalserver

ULLA kann auch in einer Terminalserverumgebung betrieben werden.

In diesem Fall bedeutet „lokal“ nicht die Festplatte des Arbeitsplatzrechners, sondern das lokale Laufwerk des Systems, auf dem ULLA tatsächlich ausgeführt wird.

Läuft ULLA auf einem Terminalserver, sollten Frontend und Backend deshalb möglichst auf einem für diesen Terminalserver lokalen Laufwerk liegen.

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Updates

Aktuelle ULLA-Dateien, insbesondere neue Versionen des Frontends, werden derzeit per E-Mail zusammen mit dem ULLA-Newsletter bereitgestellt.

Das neue Frontend wird anschließend in der vorhandenen ULLA-Installation bereitgestellt.

Wichtig

Das beim Kunden vorhandene Backend bleibt erhalten.

Es enthält die vorhandenen Falldaten und wird bei einem normalen Update nicht durch ein neues Backend ersetzt.

Sind aufgrund einer neuen ULLA-Version Änderungen an der Datenstruktur erforderlich, werden diese durch die neue ULLA-Oberfläche am vorhandenen Backend vorgenommen.

Vor einer größeren Aktualisierung sollte eine aktuelle Sicherung des Backends vorhanden sein.

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Lizenz und Kosten

ULLA wird als Laufzeitanwendung für die Microsoft Access Runtime 365 – 32-Bit-Version bereitgestellt.

Die Erstlizenz kostet 1.049,00 € für ein Jahr und ist innerhalb der lizenzierten Dienststelle nicht auf eine bestimmte Anwenderzahl beschränkt.

Nach dem Kauf erhalten Sie einen auf Ihre Dienststelle abgestimmten Lizenzschlüssel.

Im Lizenzpreis enthalten sind:

• der Zugang zum Schulungsportal,
• alle während des Lizenzzeitraums bereitgestellten Updates und
• Support während der Lizenzlaufzeit.

Die Folgelizenz kostet 639,00 € für ein weiteres Jahr.

Sie muss vor Ablauf der bestehenden Lizenz beziehungsweise innerhalb von 14 Tagen nach deren Ablauf erworben werden.

Eine Kündigung muss spätestens 30 Tage vor Ablauf der Lizenz erfolgen.

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Bestellung und Support

ULLA kann über MWPKomSoft unter dem Menüpunkt „Bestellungen“ angefordert werden.

Während der Lizenzlaufzeit steht auf Anfrage der Support von MWPKomSoft zur Verfügung.

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Sie möchten ULLA kennenlernen?

Gerne stellen wir Ihnen ULLA und die Möglichkeiten der Anwendung persönlich vor.

Die Präsentation erfolgt in der Regel online über TeamViewer.

Schreiben Sie uns einfach an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein..

Wir setzen uns anschließend mit Ihnen in Verbindung und vereinbaren einen Präsentationstermin.

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Wir hoffen, dass wir Ihr Interesse geweckt haben und Sie ULLA – wie bereits andere kommunale Träger – zukünftig für Ihre Unterhaltsbearbeitung einsetzen möchten.

ULLA – Unterhalt leicht und locker angewandt

Einmal erfassen. Strukturiert bearbeiten. Konsequenter verfolgen.